📖 Anleitung: So nutzt du die Firmen-Plattform

Alles Wichtige auf einer Seite — Anmeldung, Tools, App aufs Handy, und was zu tun ist, wenn etwas klemmt.

1. Der Startpunkt: die Zentrale

Alles beginnt auf kontor-demo.pages.dev — der Zentrale. Dort siehst du alle Programme („Kacheln") mit Live-Zahlen und der Suche über alles. Ein Klick auf eine Kachel öffnet das Tool. Welche Kacheln du siehst, hängt von deiner Rolle ab (Monteur sieht z. B. Werkzeug, Chat und Aufgaben — Büro zusätzlich Posteingang, E-Mail und mehr).

💡 Tipp: Speichere dir die Zentrale als Lesezeichen oder als App (siehe Punkt 4) — von dort kommst du überall hin und musst dir keine Adressen merken.

2. Anmeldung — ein Zugang für alles

Dein persönlicher Zugang: Name + PIN (+ 2FA-Code)

Der Admin legt dich einmal als Benutzer an (dein Name + eine PIN + deine Rolle). Beides sagt er dir persönlich.

Auf der Zentrale (oder in einem Tool) meldest du dich mit Name + PIN an. Die Anmeldung hält 30 Tage pro Gerät und gilt sofort für alle Tools — einmal angemeldet, überall drin.

Optional, empfohlen: Zwei-Faktor-Schutz. Im Team-Modul oben auf 🔐 → „Einrichten", das Konto in einer Authenticator-App (z. B. Google/Microsoft Authenticator, Aegis) hinzufügen. Danach brauchst du beim Anmelden zusätzlich den 6-stelligen Code aus der App. Alles firmenintern — kein Microsoft-Konto nötig.

🔒 Merksatz: Dein Name + deine PIN (+ Code, wenn 2FA an ist) — das ist alles. Das Werkzeug-Inventar hat noch ein eigenes Firmen-Passwort (Übergang), das dir der Chef gibt.

3. Von der Zentrale in die Tools — was macht was?

Kachel	Dafür ist sie da
🛠️ Werkzeug-Inventar	Werkzeug & Material finden, ausleihen/zurückgeben, QR-Etiketten scannen
✅ Aufgaben	„Mein Tag" = dein Startbildschirm: heutige Aufgaben, Delegiertes annehmen oder Rückfrage stellen, abhaken
💬 Gesamtchat	Team-Chat mit Kanälen — funktioniert auch offline (wird nachgesendet)
🔁 Workflows & Montage	Checklisten für Montagen, Kunde unterschreibt direkt auf deinem Handy, Protokoll als PDF
📨 Posteingang	Eingescannte Post & E-Mails sichten, delegieren, unterschreiben, Fristen im Blick (Büro/Chef)
📝 Notizen	Team-Notizen schreiben, anheften, Kategorien — private Notizen sieht nur, wer sie schrieb
📧 E-Mail	Firmen-Postfach lesen und beantworten (Büro/Chef)
💶 Buchhaltung	Belege, Kassenbuch, Lohn-Stunden, Übergabe an Steuerberater (Büro/Chef)
🤖 KI-Assistent	Fragen an die Firmendaten stellen („Wo ist die Kappsäge?") — antwortet mit echten Daten
⚙️ Automation / 🚫 Sicherheit / 🔌 Anbindungen	Nur für Admins: Regeln, Sperren, Schnittstellen

4. Die Plattform als App aufs Handy (sehr zu empfehlen)

Jedes Tool lässt sich wie eine echte App installieren — mit eigenem Symbol, ohne Browser-Leiste:

iPhone: Seite in Safari öffnen → Teilen-Knopf ⬆︎ → „Zum Home-Bildschirm"
Android: Seite in Chrome öffnen → Menü ⋮ → „App installieren" bzw. „Zum Startbildschirm hinzufügen"

Am besten die Zentrale plus die 1–2 Tools installieren, die du täglich brauchst (Monteure: Aufgaben + Chat).

5. Unterwegs ohne Empfang (Autobahn, Keller, Baustelle)

Chat, Aufgaben und Workflows öffnen sich auch offline mit dem letzten Stand.
Was du offline schreibst oder abhakst, zeigt ein ⏳-Zeichen und wird automatisch nachgesendet, sobald wieder Netz da ist. Du musst nichts tun.
Oben in der App siehst du den Zustand: ● verbunden / ● offline / ⏳ n wartet.

6. Wenn etwas klemmt — erst hier schauen, dann fragen

Problem	Lösung
„Zugangsdaten falsch"	Name genau wie angelegt schreiben (Groß/klein egal, aber keine Tippfehler), PIN prüfen. Nach mehreren Fehlversuchen sperrt das System kurz — 1 Stunde warten oder Admin fragen.
PIN vergessen	Der Admin gibt dir in „Gesamtchat → Benutzer" eine neue PIN. Du kannst nichts kaputtmachen.
Firmen-Passwort vergessen	Beim Chef/Admin erfragen — es steht nirgends auf der Seite.
Kachel fehlt / „Nicht in dieser Rolle"	Deine Rolle sieht dieses Tool nicht. Wenn du es brauchst: Admin bitten, die Rolle zu ändern.
Seite sieht „alt" aus	Einmal nach unten ziehen (neu laden) oder App schließen und neu öffnen — Updates kommen automatisch.
„Schlüssel fehlt" (KI, E-Mail …)	Kein Fehler von dir — der Admin muss dort noch einen Zugang hinterlegen.
Gar nichts lädt	Internet prüfen. Offline zeigen die Apps den letzten Stand — komplett leer bleibt es nur beim allerersten Öffnen ohne Netz.

7. Für den Chef/Admin: Benutzer & Passwörter verwalten

Benutzer anlegen: Gesamtchat öffnen → Bereich Benutzer → Name, PIN und Rolle (Admin / Büro / Monteur) vergeben. Der Zugang gilt sofort für alle Tools.

PIN zurücksetzen: ebenfalls dort — neue PIN eintragen, dem Mitarbeiter sagen, fertig.

Firmen-Passwort: wird vom Admin verwaltet und bei Bedarf zentral neu gesetzt (alle Geräte fragen dann einmal neu). Es steht bewusst nirgendwo zum Nachlesen.

Sicherheit: Fehlversuche und Sperren siehst du im Modul 🚫 Sicherheit. Automatische Sperre nach 15 Fehlversuchen pro Stunde.

Stand dieser Anleitung: Juli 2026 · Bei Fragen, die hier nicht stehen: an den Admin wenden.